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Uma associação, conforme o art. 53 do Código Civil, Lei nº 10.406/2002, é a “união de pessoas que se organizam para fins não econômicos”. Ou seja, pessoas que se reúnem para realização de atividades sem fins lucrativos. Podem ser criadas associações para a promoção de cultura, esporte, lazer, assistência social, dentre outros. As associações são o que conhecemos como ONGs: Organizações Não Governamentais.
A seguir, serão apresentados os passos e modelos de documentos que, inicialmente, são necessários para constituir uma associação.
Para começar, basta que pelo menos duas pessoas expressem livremente o desejo de se unirem em uma associação, sendo necessário mobilizar demais pessoas interessadas a fazerem parte. O Código Civil não define número mínimo e máximo de integrantes, mas sugerimos que a associação seja integrada por pelo menos nove pessoas, conforme necessidade da associação.
A manifestação da vontade deve ser realizada em uma Assembleia de Constituição, onde é expresso o desejo de constituir uma associação. A Assembleia é uma reunião formal, para discutir e deliberar sobre temas determinados.
Após a Assembleia de Constituição, sugere-se a elaboração de estatuto, que será proposto e aprovado na Assembleia de Fundação e Eleição, e posteriormente, levado a registro para que a associação se constitua e possa promover os demais registros necessários para a formalização de sua pessoa jurídica e desenvolvimento regular de suas atividades.
Portanto, para constituir uma associação, os seguintes passos precisam ser seguidos:
1. Unir para manifestação da vontade na Assembleia de Constituição;
2. Elaborar a proposta de Estatuto;
3. Convocar os interessados para a Assembleia de Fundação e Eleição;
4. Na Assembleia de Fundação e Eleição, formalizar a manifestação de vontade de associação e aprovar o Estatuto;
5. Registrar a Ata de Assembleia e do Estatuto em cartório;
6. Providenciar outros registros necessários.
1. Unir para manifestação da vontade na Assembleia de Constituição
A manifestação da vontade das pessoas que objetivam associarem-se deve ser feita em uma Assembleia de Constituição e deve seguir os pressupostos de validade do negócio jurídico conforme especifica o art. 104 do Código Civil:
a. Ser feita por agente capaz: ter pelo menos 18 anos de idade e nenhuma restrição legal ao exercício de seus direitos;
b. Ter um objeto lícito, possível, determinado ou determinável;
c. Ter forma prescrita ou não defesa em lei.
É importante lembrar que as assembleias sempre devem ter registro em ata e listas de presença assinadas pelos presentes.
2. Elaborar proposta de Estatuto
Os interessados em instituir uma associação precisam elaborar uma proposta de Estatuto, que será analisada e votada na Assembleia de Fundação e Eleição. Aprovada a proposta, o Estatuto passa a ser o instrumento constitutivo da associação, sujeitando os associados às regras ali estabelecidas. O documento deve contemplar as exigências legais definidas no art. 54 do Código Civil:
- a denominação, os fins e a sede da associação;
- os requisitos para a admissão, demissão e exclusão dos associados;
- os direitos e deveres dos associados;
- as fontes de recursos para sua manutenção;
- o modo de constituição e de funcionamento dos órgãos deliberativos;
- as condições para a alteração das disposições estatutárias e para a dissolução;
- a forma de gestão administrativa e de aprovação das respectivas contas.
Além disso, é importante que traga regras acerca de suas finalidades, organização dos órgãos constitutivos e respectivas competências, bem como atribuições de responsabilidades. Importante também que o Estatuto seja elaborado em papel timbrado da associação.
Após seguir as determinações legais, é recomendado que o Estatuto traga os objetivos da associação de forma bem definida, para que seja possível o planejamento, a organização, e a execução das atividades propostas.
Clique no link a seguir para visualizar um Modelo de Estatuto de Associação.
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3. Convocar os interessados para Assembleia de Fundação e Eleição
Elaborada a proposta de Estatuto, deverá ser agendada uma Assembleia de Fundação e Eleição, sendo cada pessoa envolvida previamente notificada de sua realização, por meio de um Edital de Convocação.
3.1. Edital de Convocação
O Edital de Convocação é um elemento indispensável à realização da Assembleia de Fundação e Eleição. É por meio dele que se dará publicidade e que se levará a conhecimento dos interessados a realização da Assembleia.
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O Código Civil não especifica forma e prazo para essa convocação, mas a Lei das Sociedades Anônimas, Lei nº 6.404/1976, traz algumas orientações que podem ser utilizadas pelas associações:
a. É recomendado que a convocação para Assembleia seja feita mediante anúncio publicado por três vezes, no mínimo, contendo o local, data e hora da assembleia e a ordem do dia (pauta do encontro).
b. Uma dica é realizar a convocação nas redes sociais.
c. É importante que a primeira convocação seja feita com oito dias de antecedência, no mínimo, para que sejam feitas as três convocações sugeridas. Não se realizando a Assembleia, publica-se novo anúncio, de segunda convocação, com antecedência mínima sugerida de cinco dias.
d. Sugere-se que a Assembleia de Fundação e Eleição, bem como as demais Assembleias, sejam realizadas no local onde será a sua sede; quando for efetuada em outro local, os anúncios deverão indicar, com clareza, o lugar da reunião.
Destaca-se que o prazo pode ser livremente escolhido pela associação, conforme conveniência e necessidade dos associados. O Estatuto também pode definir, ao invés da publicação, uma outra forma de notificação aos associados que tenha o mesmo alcance de informá-los sobre a realização das Assembleias.
4. Na Assembleia de Fundação e Eleição, formalizar a manifestação de vontade de associação e aprovar o Estatuto
No local, data e hora designados, reunidos os associados, será iniciada a Assembleia de Fundação e Eleição. Dentre os presentes, será eleito um(a) presidente(a) do ato e um(a) secretário(a), que passará a expor a finalidade da reunião: fundação da associação, aprovação da denominação e do estatuto e eleição dos membros. Analisada e aprovada a denominação, em seguida, passará à leitura da proposta de Estatuto, que será discutida e votada. Aprovado o Estatuto, passarão à votação dos membros que integrarão os órgãos da entidade e, após, será encerrada a Assembleia.
4.1 Eleição dos membros
Sugere-se que sejam eleitos e façam parte da Diretoria Executiva os seguintes membros:
- Presidente(a) da Associação;
- Vice-presidente(a);
- 1º Secretário(a);
- 2º Secretário(a);
- 1º Tesoureiro(a);
- 2º Tesoureiro(a).
Para o Conselho Fiscal, sugere-se pelo menos a eleição de dois membros efetivos e um suplente.
4.2 Ata e lista de presença
Ao final, deve ser elaborada a ata correspondente para que seja assinada por todos os presentes ou pela(o) presidenta(e) do ato e secretária(o). Importante que sejam impressas duas vias da ata, para assinatura em ambas as vias. O mesmo acontece para o Estatuto, que deve ser aprovado e assinado em duas vias.
No dia da realização da Assembleia de Fundação e Eleição é importante fazer uma lista de presença com o nome, número de identidade e Cadastro de Pessoa Física (CPF) de todos os interessados presentes que desejam ser membros da Associação.
Vale lembrar que a lista de presença é requisito obrigatório de toda Assembleia que se realizar. Após a Assembleia de Fundação e Eleição, as demais listas de presença de Assembleias Gerais realizadas podem conter apenas os nomes e respectivas assinaturas dos associados presentes, não há necessidade de demais dados de cada um.
Além disso, é importante lembrar que a ata e a lista de presença devem ser feitas em papel timbrado da associação, prezando sempre pela numeração correta das páginas.
Clique no link a seguir para visualizar um Modelo de Ata de Assembleia de Fundação e Eleição.
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5. Registrar a Ata de Assembleia e do Estatuto em cartório
De acordo com o art. 114 da lei de registros públicos, Lei nº 6.015/1973, o Estatuto e o ato constitutivo devem ser inscritos no Registro Civil das Pessoas Jurídicas. Logo, elaborada a ata da Assembleia de Fundação e Eleição, a próxima etapa é levá-la, juntamente com o Estatuto, a registro.
Para realizar o registro, o responsável legal da associação deverá preencher um requerimento e a ele anexar os seguintes documentos:
a. Duas vias originais da Ata de Assembleia de Constituição e Eleição;
b. Duas vias originais do Estatuto da Associação;
c. Lista de presença com nome, identidade e CPF dos fundadores e assinatura;
Clique no link a seguir para visualizar um Modelo de Requerimento.
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6. Outros registros
Demais registros são necessários para a formalização da Associação, como o CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) e os Alvarás. Para pleitear recursos estaduais (especificamente em Minas Gerais), tais como Termos de Fomento, Termos de Parceria e Projetos Esportivos de Lei Estadual de Incentivo ao Esporte, ainda será necessário realizar inscrição no Cadastro Geral de Convenentes (Cagec).
6.1 CNPJ
O CNPJ é gerado de forma online pelo site www.gov.br/pt-br, e pode ser acessado diretamente no link a seguir:
https://www.gov.br/pt-br/servicos/inscrever-ou-atualizar-cadastro-nacional-de-pessoas-juridicas
6.2 Alvarás
Será necessária a emissão de Alvarás por parte da associação. No mínimo, devem ser emitidos o Alvará de Licença e Funcionamento e o Alvará do Corpo de Bombeiros. A depender das atividades da associação, será necessário, ainda, emitir Alvará de Vigilância Sanitária.
6.2.1 Alvará de Licença e Funcionamento
Para emissão de alvará de Licença e Funcionamento, a associação deverá verificar os procedimentos da Prefeitura Municipal.
6.2.2 Alvará de Corpo de Bombeiros
Em Minas Gerais, para emitir o alvará do Corpo de Bombeiros, não é necessário encaminhar documentação, apenas informar o número do AVCB, ou o número do projeto ou o número do protocolo registrado no Infoscip, e o serviço não tem custo, conforme indicado no site www.mg.gov.br, que pode ser acessado diretamente pelo link a seguir:
https://www.mg.gov.br/servico/emitir-auto-de-vistoria-do-corpo-de-bombeiros
6.3 Cagec
O Cadastro Geral de Convenentes (Cagec) será necessário caso a associação tenha a intenção de pleitear recursos estaduais (especificamente em Minas Gerais). O Cagec é necessário para formalização de Termos de Fomento, nos termos do Decreto nº 47.132/2017, Termos de Parceria, nos termos do Decreto nº 47.554/2018, e Projetos Esportivos de Lei Estadual de Incentivo ao Esporte, nos termos do Decreto nº 48.753/2023, conforme disponível no site incentivo.esportes.mg.gov.br.
Para realizar o Cadastro, basta acessar www.portalcagec.mg.gov.br.
